Des questions ?

L'évaluation du retour sur investissement (ROI) d'une solution GED peut être réalisée en examinant plusieurs indicateurs clés de performance.
Voici quelques mesures importantes à prendre en compte :

Réduction des risques :
La GED diminue les risques liés à la perte ou au vol de documents sensibles en les sécurisant dans un environnement numérique protégé. Cette réduction des risques contribue à préserver la réputation de l'entreprise et peut potentiellement éviter des coûts liés à la récupération ou à la restauration de données perdues.

Optimisation de la gestion du temps :
En permettant un accès rapide et efficace aux documents, la GED permet aux employés d'économiser un temps précieux qu'ils auraient autrement passé à rechercher des informations. Une meilleure gestion du temps se traduit par une augmentation de la productivité et une réduction des délais d'attente.

Réduction des coûts de stockage et d'impression :
En éliminant le besoin de stockage physique et en réduisant la dépendance à l'impression papier, la GED permet de réaliser des économies significatives en termes de coûts de stockage, d'archivage et d'impression. Ces économies peuvent être calculées en comparant les coûts avant et après la mise en place de la GED.

Amélioration de l'efficacité opérationnelle :
La GED optimise les processus documentaires, réduit les délais de traitement et favorise une collaboration plus efficace entre les équipes. Une meilleure efficacité opérationnelle se traduit par une réduction des coûts liés aux retards et aux erreurs, ainsi que par une augmentation de la satisfaction client.

En résumé, le ROI d'une solution GED peut être mesuré à travers une analyse des avantages tangibles tels que la réduction des risques, l'optimisation du temps, la réduction des coûts et l'amélioration de l'efficacité opérationnelle, ce qui justifie l'investissement initial dans une GED.

Note : Pour une estimation plus précise de votre gain financier, tenez compte de votre taux horaire et calculez le temps passé à la gestion administrative avant et après l'adoption de GedZilla.
Vous serez surpris par le bénéfice financier réalisé grâce à cette simplification de vos processus administratifs.

La GED offre de nombreux avantages aux TPE/PME, les aidant à prospérer dans un environnement concurrentiel en améliorant leur efficacité et en réduisant leurs coûts.
Voici quelques-uns des avantages les plus significatifs :

Réduction des coûts de stockage :
En numérisant et en stockant vos documents électroniquement, vous éliminez les besoins en espace physique de stockage, réduisant ainsi les coûts d'achat et de maintenance des archives physiques.

Amélioration de l'efficacité opérationnelle :
La GED rationalise les processus documentaires en automatisant les tâches manuelles, permettant un accès rapide aux informations et facilitant la collaboration entre les membres de l'équipe, ce qui augmente la productivité et réduit les erreurs.

Accès instantané aux documents :
Avec une GED, vous pouvez accéder instantanément à tous vos documents depuis n'importe où et à tout moment, facilitant ainsi la récupération d'informations cruciales et permettant une prise de décision plus rapide et plus éclairée.

Conformité réglementaire :
En centralisant et en organisant vos documents électroniquement, vous garantissez une meilleure conformité aux réglementations en vigueur. De plus, vous pouvez mettre en place des contrôles d'accès et des pistes de vérification pour assurer la sécurité et la confidentialité des informations sensibles.

En résumé, l'adoption d'une GED offre aux TPE/PME un avantage concurrentiel en optimisant leurs processus, en réduisant leurs coûts et en assurant une conformité réglementaire accrue, contribuant ainsi à leur succès à long terme.

Sur GedZilla, vous pouvez facilement mettre en place des workflows pour valider vos documents de manière efficace et sécurisée.
Voici comment procéder :

1. Création de workflows personnalisés :
GedZilla vous permet de créer plusieurs workflows adaptés à vos besoins spécifiques, pour différents types de documents ou étapes de validation.

2. Définition des tâches :
À l'intérieur de chaque workflow, vous pouvez ajouter un nombre illimité de tâches assignées à un ou plusieurs utilisateurs.
Les types de tâches incluent :
- Vérification : Consulter et compléter les informations.
- Validation : Approuver le document.
- Signature : Obtention d'une signature électronique via YouSign, même pour des personnes externes.
- Paiement : Vérifier la nécessité de payer.

3. Gestion des délais :
Chaque tâche peut être associée à un délai en jours, avec une date de référence choisie parmi :
- Date d'entrée dans GedZilla.
- Date du document.
- Date d'échéance.

En structurant ainsi vos workflows, vous pouvez superviser et suivre efficacement le processus de validation des documents, garantissant ainsi une gestion documentaire conforme et fiable.

La gestion des dossiers partagés sur GedZilla est à la fois simple et sécurisée, sous le contrôle total de l'administrateur du compte.
Voici comment vous pouvez organiser et contrôler l'accès aux dossiers, sous-dossiers et fichiers :

Définition des autorisations d'accès :
L'administrateur configure les autorisations pour chaque dossier, sous-dossier ou fichier, déterminant qui peut voir ou interagir avec le contenu, directement sur l'arborescence souhaitée.

Niveaux d'accès :
- Public : Accessible à tous les utilisateurs du compte pour une diffusion large au sein de l'organisation.
- Personnalisé : Sélection spécifique des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs pour un accès restreint à certains départements ou équipes.
- Privé : Restreint à l'administrateur ou à un utilisateur spécifique désigné, idéal pour les informations sensibles.

En utilisant ces configurations, vous garantissez un accès approprié à chaque fichier et dossier, renforçant la sécurité des données tout en facilitant la collaboration au sein de votre organisation.

Lorsque vous ajoutez un document à la « bannette principale » de GedZilla, notre système de gestion électronique des documents (GED) utilise des technologies avancées pour classer automatiquement vos documents en fonction de critères spécifiques :

Catégorie du document :
La GED analyse le contenu pour identifier la catégorie du document, comme les factures, contrats, correspondances, etc, grâce au processus OCR couplé à l'intelligence artificielle.

Date du document :
En plus de la catégorie, la date sur le document est un critère essentiel. La GED l'utilise pour placer le document dans le bon dossier chronologique, facilitant ainsi l'accès et la recherche.

Ces critères garantissent une organisation logique et intuitive, rendant la gestion de vos documents plus efficace.
De plus, nous proposons une personnalisation selon vos besoins spécifiques, assurant une solution parfaitement adaptée à vos exigences organisationnelles.

Avec GedZilla, nous élevons la gestion électronique des documents à un niveau supérieur en intégrant des technologies de pointe telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) couplée à l'intelligence artificielle (IA).
Voici comment vous pouvez automatiser efficacement le classement de vos documents, tout en bénéficiant d'une flexibilité de gestion manuelle si nécessaire :

Analyse et indexation :
Lorsque vous ajoutez un document à la « bannette principale », GedZilla utilise l'OCR et l'IA pour analyser le texte et extraire les champs et informations clés. Cette analyse permet de détecter de quel type de document il s’agit mais aussi déterminer les métadonnées pertinentes qui serviront à l'indexation du document et ainsi permettre des recherches plus performantes.

Suggestion de classement structuré :
En fonction des informations extraites, GedZilla propose automatiquement un plan de classement avec une arborescence prédéfinie. Cette fonctionnalité permet de placer chaque document dans une structure logique et organisée, allant de la catégorie générale jusqu'aux sous-dossiers détaillés par date ou par type de document. Ce qui manque souvent à certaines autres GED.

Classement automatique ou manuel :
- Automatique : Si le plan de classement suggéré convient à vos besoins, vous pouvez simplement accepter la suggestion et le document sera classé automatiquement dans l'arborescence spécifiée.
- Manuel : Si la suggestion ne correspond pas entièrement à vos attentes ou si des ajustements spécifiques sont nécessaires, vous avez toujours la possibilité de procéder à un classement manuel. Cela vous permet d'affiner le placement du document selon vos critères personnalisés.

Cette approche double, associant automatisation avancée et flexibilité manuelle, fait de GedZilla un outil particulièrement puissant pour les entreprises qui cherchent non seulement à gagner du temps mais aussi à maintenir un contrôle précis sur la structuration de leur documentation.

Importer des documents sur GedZilla est simple et flexible, avec plusieurs options disponibles pour répondre à vos besoins spécifiques :

1. Utilisation de la bannette principale (OCR couplée à l’IA pour une analyse plus efficace) :
Adresse mail dédiée : Lors de la création de votre compte, une adresse mail spécifique (par exemple : test@box.gedzilla.com) vous sera attribuée.
Vous pouvez utiliser cette adresse pour :
- Envoyer ou transférer directement vos documents depuis votre boîte mail personnelle ou professionnelle.
- Donner cette adresse à vos collaborateurs pour qu'ils y envoient des documents tels que des tickets ou des factures.
- Fournir cette adresse à vos fournisseurs afin qu'ils incluent cette adresse en copie lors de l'envoi de documents.
- Chargement direct depuis votre application Web : Accédez à votre espace GedZilla, naviguez jusqu'au Menu et sélectionnez "Documents Entrants", puis "Bannette Principale".

Vous pouvez :
- Glisser et déposer des fichiers ou des dossiers.
- Cliquer sur "Ajouter un fichier ou un dossier" pour sélectionner des fichiers depuis votre ordinateur.

2. Chargement de documents pour simple stockage :
- Si vos documents ne nécessitent pas d'analyse et sont destinés uniquement au stockage ou à l’archivage, vous pouvez les charger directement depuis votre espace sur GedZilla :
- Naviguez jusqu'à vos dossiers, et cliquez sur "Ajouter des documents" pour télécharger des fichiers depuis votre ordinateur.
- Si le dossier nécessaire n'existe pas encore, vous pouvez créer de nouveaux dossiers en toute autonomie via le bouton "Créer un dossier".
Et rassurez-vous la recherche full text fonctionne aussi sur les documents intégrés directement dans les dossiers sans passer par la bannette.

3. Prochainement : Votre application mobile GedZilla :
- Très prochainement, nous lancerons l'application mobile GedZilla, qui vous permettra de charger directement vos documents depuis votre smartphone, offrant encore plus de commodité et de flexibilité pour gérer vos documents en déplacement.
- Et le +, vous pourrez consulter vos documents de n’importe où (sur tablette ou smartphone).

Ces différentes méthodes garantissent que vous pouvez gérer et importer vos documents de manière efficace, en choisissant l'option la plus adaptée à vos besoins de travail, que ce soit pour l'automatisation, le simple stockage, ou l'utilisation mobile.

Gérer les accès sur GedZilla est un processus simple mais stratégique qui assure à la fois la sécurité et la flexibilité nécessaire pour votre organisation.
Voici comment vous pouvez configurer et gérer les accès de manière efficace :

Vérification des licences : Avant d'ajouter un nouveau collaborateur, assurez-vous de disposer de suffisamment de licences souscrites. Nos abonnements sont modulables, ce qui vous permet d'ajouter facilement des licences supplémentaires en ligne si votre quota actuel ne suffit pas.

Ajout de collaborateurs : Pour ajouter un collaborateur, accédez aux paramètres de votre compte sous le menu "Collaborateurs" et envoyez une invitation par email. Le collaborateur invité pourra personnaliser son compte en renseignant son nom et son prénom suite à l'invitation.

Attribution des droits d'accès : Une fois le collaborateur inscrit, vous pouvez définir son niveau d'accès en fonction de ses responsabilités.
Les options incluent :
- Administrateur : Accès complet à toutes les fonctionnalités et documents.
- Utilisateur : Accès limité aux dossiers spécifiques et aux tâches assignées.
- Consultation : Permet uniquement la consultation des documents partagés.

Avantage des licences de consultation : Pour chaque licence d'administrateur ou d'utilisateur achetée, vous bénéficiez de 5 licences de consultation gratuites. Cela vous permet d'étendre l'accès à d'autres membres de votre équipe ou à des parties externes sans coût supplémentaire, optimisant ainsi votre investissement.

Gestion des dossiers partagés : L'administrateur doit également spécifier quels dossiers seront accessibles à chaque nouveau collaborateur, garantissant ainsi que l'accès est accordé de manière appropriée et sécurisée.

Cette structure vous permet de maintenir un contrôle rigoureux tout en maximisant la collaboration et la flexibilité grâce à notre système de licences modulable.
Avec GedZilla, adaptez facilement votre gestion documentaire aux évolutions de votre entreprise.

Pour garantir une sécurité optimale tout en répondant précisément aux besoins de chaque utilisateur, GedZilla propose trois profils d'accès : Administrateur, Utilisateur et Consultation.
Chaque profil est conçu pour offrir les fonctionnalités nécessaires tout en limitant l'accès aux documents sensibles ou non pertinents pour le rôle de l'utilisateur.

- Administrateur : Les administrateurs ont un accès complet, leur permettant de gérer tous les documents entrants, de créer des workflows et d'assigner des tâches. Ce profil convient à ceux qui supervisent les opérations documentaires au sein de l'organisation.

- Utilisateur : Les utilisateurs accèdent à leur propre bannette pour traiter les documents qui les concernent directement, ainsi qu'aux dossiers partagés et aux tâches qui leur sont attribuées. Ce profil est adapté aux employés nécessitant un accès limité mais fonctionnel pour accomplir leurs tâches quotidiennes.

- Consultation : Ce profil est limité à la consultation de documents spécifiquement partagés, sans possibilité d'interaction avec d'autres fonctionnalités de la plateforme.

Voici quelques exemples pratiques d'utilisation :
- Experts-comptables : Accès exclusif aux pièces comptables nécessaires, facilitant la recherche et l'analyse sans risque d'accéder à des informations non pertinentes.

- Salariés : Partage sélectif de dossiers RH, tels que les contrats et les fiches de paie, assurant la confidentialité et la personnalisation de l'accès.

- Nouveaux arrivants : Accès à des documents d'intégration ou de formation pour faciliter leur onboarding sans leur donner accès à l'ensemble du système documentaire.

- Mairies : Accès aux actes anciens pour des recherches généalogiques, permettant de consulter des documents historiques sans interférer avec d'autres archives ou encore ouvrir un accès aux notaires via un accès ciblé aux documents d'urbanisme nécessaires pour la réalisation de leurs missions spécifiques.

Avec GedZilla, vous pouvez configurer précisément les droits d'accès en fonction des besoins et des rôles de chacun, assurant ainsi une gestion sécurisée et efficace des documents au sein de votre organisation.

Chez GedZilla, la gestion de vos données personnelles est effectuée avec la plus grande rigueur en respectant votre confidentialité et en assurant la sécurité de vos informations.
Voici comment nous procédons :

1. Autonomie dans la gestion de vos documents : Vous avez la liberté de gérer vos documents en toute autonomie. À tout moment durant la durée de votre contrat, vous pouvez télécharger vos documents ou vous les envoyer par email directement depuis notre plateforme. Cette fonctionnalité vous permet de gérer vos informations personnelles selon vos besoins et à votre convenance.


2. Restitution des documents après cessation du contrat : Après la fin de votre relation contractuelle avec GedZilla, vous disposez d'un délai pour demander la restitution de vos documents :

- Deux mois si vous avez utilisé notre service moins d’un an.
- Quatre mois si vous avez été avec nous pendant au moins une année consécutive.


3. Destruction sécurisée des données : Passé le délai de restitution, pour garantir la protection de votre vie privée, GedZilla s'engage à détruire de manière sécurisée tous vos documents restants sur la plateforme. Cette étape assure que vos données personnelles ne sont plus accessibles ni stockées indéfiniment.


Nous nous engageons à respecter la législation en vigueur, notamment le RGPD, pour vous offrir un service transparent et sécurisé. Votre confiance est essentielle pour nous, et nous nous assurons que la gestion de vos données personnelles chez GedZilla respecte les plus hauts standards de confidentialité et de sécurité.