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Grâce à GedZilla, nous avons dit adieu aux piles de papier. Tout est numérisé, organisé et sécurisé. C’est exactement ce dont nous avions besoin pour franchir un cap dans notre digitalisation.
GedZilla répond parfaitement à nos besoins : centralisation, sécurité, et simplicité. On ne pourrait plus s’en passer pour notre gestion documentaire quotidienne.
GedZilla a été facile à intégrer dans notre entreprise. L’accompagnement de l’équipe a été excellent, et la prise en main est rapide. Aujourd’hui, nos documents sont sécurisés et accessibles en quelques clics.
Depuis que nous utilisons GedZilla, notre gestion des documents est devenue beaucoup plus fluide. Nous gagnons un temps précieux grâce à la recherche avancée et à l’organisation intuitive. Un vrai changement !
Avec GedZilla, nous savons que nos documents sont entre de bonnes mains. L’accès est rapide et tout est bien organisé.
GedZilla a permis à notre entreprise de passer un cap dans sa transformation numérique. L’interface est fluide, les fonctionnalités sont complètes, et le tout est très abordable. Nous sommes ravis !
Non seulement GedZilla est facile à utiliser, mais l’équipe est toujours disponible pour répondre à nos questions ou nous accompagner dans l’optimisation de notre GED. Un vrai plus !
Grâce à GedZilla, nous avons réduit notre consommation de papier et optimisé notre gestion documentaire. Les fonctionnalités comme le cryptage des fichiers nous rassurent sur la sécurité de nos données. Je recommande !
Nous avons adopté GedZilla pour centraliser nos documents, et cela a transformer notre façon de travailler. La recherche est rapide, les droits d'accès sont simples à configurer, et nous avons enfin une solution adaptée à nos besoins. Un vrai gain de temps!
La GED offre de nombreux avantages aux TPE/PME, les aidant à prospérer dans un environnement concurrentiel en améliorant leur efficacité et en réduisant leurs coûts.
Voici quelques-uns des avantages les plus significatifs :
Réduction des coûts de stockage :
En numérisant et en stockant vos documents électroniquement, vous éliminez les besoins en espace physique de stockage, réduisant ainsi les coûts d'achat et de maintenance des archives physiques.
Amélioration de l'efficacité opérationnelle :
La GED rationalise les processus documentaires en automatisant les tâches manuelles, permettant un accès rapide aux informations et facilitant la collaboration entre les membres de l'équipe, ce qui augmente la productivité et réduit les erreurs.
Accès instantané aux documents :
Avec une GED, vous pouvez accéder instantanément à tous vos documents depuis n'importe où et à tout moment, facilitant ainsi la récupération d'informations cruciales et permettant une prise de décision plus rapide et plus éclairée.
Conformité réglementaire :
En centralisant et en organisant vos documents électroniquement, vous garantissez une meilleure conformité aux réglementations en vigueur. De plus, vous pouvez mettre en place des contrôles d'accès et des pistes de vérification pour assurer la sécurité et la confidentialité des informations sensibles.
En résumé, l'adoption d'une GED offre aux TPE/PME un avantage concurrentiel en optimisant leurs processus, en réduisant leurs coûts et en assurant une conformité réglementaire accrue, contribuant ainsi à leur succès à long terme.
Sur GedZilla, vous pouvez facilement mettre en place des workflows pour valider vos documents de manière efficace et sécurisée.
Voici comment procéder :
1. Création de workflows personnalisés :
GedZilla vous permet de créer plusieurs workflows adaptés à vos besoins spécifiques, pour différents types de documents ou étapes de validation.
2. Définition des tâches :
À l'intérieur de chaque workflow, vous pouvez ajouter un nombre illimité de tâches assignées à un ou plusieurs utilisateurs.
Les types de tâches incluent :
- Vérification : Consulter et compléter les informations.
- Validation : Approuver le document.
- Signature : Obtention d'une signature électronique via YouSign, même pour des personnes externes.
- Paiement : Vérifier la nécessité de payer.
3. Gestion des délais :
Chaque tâche peut être associée à un délai en jours, avec une date de référence choisie parmi :
- Date d'entrée dans GedZilla.
- Date du document.
- Date d'échéance.
En structurant ainsi vos workflows, vous pouvez superviser et suivre efficacement le processus de validation des documents, garantissant ainsi une gestion documentaire conforme et fiable.
La gestion des dossiers partagés sur GedZilla est à la fois simple et sécurisée, sous le contrôle total de l'administrateur du compte.
Voici comment vous pouvez organiser et contrôler l'accès aux dossiers, sous-dossiers et fichiers :
Définition des autorisations d'accès :
L'administrateur configure les autorisations pour chaque dossier, sous-dossier ou fichier, déterminant qui peut voir ou interagir avec le contenu, directement sur l'arborescence souhaitée.
Niveaux d'accès :
- Public : Accessible à tous les utilisateurs du compte pour une diffusion large au sein de l'organisation.
- Personnalisé : Sélection spécifique des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs pour un accès restreint à certains départements ou équipes.
- Privé : Restreint à l'administrateur ou à un utilisateur spécifique désigné, idéal pour les informations sensibles.
En utilisant ces configurations, vous garantissez un accès approprié à chaque fichier et dossier, renforçant la sécurité des données tout en facilitant la collaboration au sein de votre organisation.
Lorsque vous ajoutez un document à la « bannette principale » de GedZilla, notre système de gestion électronique des documents (GED) utilise des technologies avancées pour classer automatiquement vos documents en fonction de critères spécifiques :
Catégorie du document :
La GED analyse le contenu pour identifier la catégorie du document, comme les factures, contrats, correspondances, etc, grâce au processus OCR couplé à l'intelligence artificielle.
Date du document :
En plus de la catégorie, la date sur le document est un critère essentiel. La GED l'utilise pour placer le document dans le bon dossier chronologique, facilitant ainsi l'accès et la recherche.
Ces critères garantissent une organisation logique et intuitive, rendant la gestion de vos documents plus efficace.
De plus, nous proposons une personnalisation selon vos besoins spécifiques, assurant une solution parfaitement adaptée à vos exigences organisationnelles.
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