Qu’est-ce qu’une GED ? Définition, composants et avantages.

Qu'est-ce que la GED ?

Les composants clés de la GED :

• Capture de documents : La GED commence par la capture de documents, que ce soit par numérisation, importation de fichiers électroniques, ou même par intégration avec d'autres applications et systèmes.

• Stockage et organisation : Les documents sont stockés de manière centralisée dans une base de données ou un système de stockage électronique. Ils sont généralement classés et organisés en fonction de critères prédéfinis pour faciliter leur recherche et leur récupération.

• Indexation et métadonnées : Chaque document est associé à des métadonnées, c'est-à-dire des informations descriptives qui permettent une recherche rapide et précise. Par exemple, un contrat peut être indexé avec des métadonnées telles que la date, le nom du client, ou le numéro de contrat.

• Recherche et récupération : Les utilisateurs autorisés peuvent rechercher des documents en fonction de mots-clés, de métadonnées, ou même de contenu textuel. La GED permet une récupération rapide des informations, éliminant le besoin de fouiller manuellement dans des dossiers physiques.

• Sécurité et autorisations : La GED offre des fonctionnalités de sécurité robustes pour protéger les documents sensibles. Elle permet de définir des niveaux d'autorisations pour contrôler qui peut accéder, modifier, ou supprimer des documents.

• Workflow et automatisation : La GED peut être intégrée à des workflows automatisés, ce qui signifie que les documents peuvent être acheminés automatiquement aux bonnes personnes pour validation, signature, ou traitement.

• Archivage et conservation : La GED gère également la conservation et l'archivage des documents conformément aux réglementations légales et aux politiques de l'organisation.

• Collaboration et partage : La GED facilite la collaboration en permettant aux utilisateurs de partager des documents en toute sécurité, que ce soit au sein de l'organisation ou avec des partenaires externes.

Avantages de la Gestion Électronique de Documents :

• Gain de temps : La recherche et la récupération de documents sont plus rapides, ce qui augmente la productivité.

• Réduction des coûts : Moins de besoins en espace de stockage physique et moins de temps perdu à gérer des documents papier.

• Sécurité accrue : Les données sensibles sont mieux protégées grâce à des contrôles d'accès et des autorisations.

• Conformité : La GED permet de respecter les réglementations en matière de conservation des documents.

• Amélioration de la collaboration : Les équipes peuvent partager et collaborer sur des documents de manière efficace.

• Durabilité : La GED contribue à la réduction de la consommation de papier et à la préservation de l'environnement.

L'Évolution de la GED :

• Gestion de l'information complète :
• Aujourd'hui, la GED englobe la gestion de l'ensemble du cycle de vie de l'information au sein d'une organisation. Cela inclut la création, la capture, le stockage, la gestion, la diffusion, la conservation, et la destruction des documents et des données. Elle s'intègre souvent à d'autres systèmes, tels que les systèmes de gestion des ressources humaines (RH), les systèmes comptables, et les systèmes de gestion de projet, pour garantir une gestion holistique de l'information.

• Solutions de GED Cloud :
• Une tendance importante dans le domaine de la GED est l'adoption croissante de solutions basées sur le cloud. Les solutions de GED cloud offrent une flexibilité accrue en permettant aux utilisateurs d'accéder à leurs documents et informations de n'importe où, à tout moment, et sur n'importe quel appareil connecté à Internet. Cela facilite la collaboration à distance et l'accès instantané aux données essentielles, ce qui est devenu indispensable dans le monde professionnel moderne.

• Sécurité et conformité :
• La sécurité et la conformité sont des aspects essentiels de la GED. Les entreprises doivent garantir que leurs documents et données sont protégés contre les accès non autorisés, les altérations, et les pertes. De plus, elles doivent se conformer aux réglementations en matière de conservation des documents, notamment dans les secteurs réglementés tels que la finance et la santé. La GED offre des fonctionnalités de sécurité avancées, telles que le chiffrement, les journaux d'audit, et les contrôles d'accès, pour répondre à ces exigences.

• Intelligence artificielle (IA) et analytique :
• L'IA et l'analytique jouent un rôle croissant dans la GED. Les solutions de GED intègrent de plus en plus des fonctionnalités d'IA pour automatiser la classification des documents, la reconnaissance de texte, la détection de contenu sensible, et la suggestion de métadonnées. De plus, l'analytique permet aux organisations d'extraire des informations précieuses à partir de leurs données, ce qui peut contribuer à des prises de décision plus éclairées.

• Gestion des flux de travail (Workflow) :
• La GED est également associée à la gestion des flux de travail (workflow). Les flux de travail automatisés permettent de rationaliser les processus documentaires en acheminant automatiquement les documents aux personnes appropriées pour approbation, signature, ou traitement. Cela accélère les opérations et réduit les erreurs humaines.

• Durabilité et responsabilité sociale :
• La GED joue un rôle de plus en plus important dans les initiatives de durabilité et de responsabilité sociale des entreprises. La réduction de la consommation de papier et la transition vers des processus sans papier contribuent à la préservation de l'environnement en réduisant la demande de ressources naturelles.

La GED en entreprise : Optimisation des opérations et productivité

Une Solution pour tous les secteurs et entreprises

• Les Entreprises de Toutes Tailles : De la petite entreprise locale aux grandes multinationales, la GED peut être adaptée en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise. Elle permet d'organiser, de stocker et de gérer efficacement les documents, ce qui améliore la productivité et la collaboration au sein de l'entreprise.

• Les Institutions Publiques et Administratives : Les organismes gouvernementaux, les municipalités, les écoles et autres institutions peuvent bénéficier de la GED pour rationaliser leurs processus de gestion de documents, faciliter l'accès aux informations et assurer la conformité réglementaire.

• Les Cabinets d'Experts-Comptables et Juridiques : Ces professionnels du conseil gèrent d'importants volumes de documents clients. La GED leur permet de mieux organiser ces données sensibles, d'accéder rapidement aux informations cruciales et de garantir la sécurité des informations confidentielles.

• Les Organisations de Soins de Santé : Les hôpitaux, les cliniques et les cabinets médicaux gèrent d'énormes quantités de dossiers médicaux et de documents administratifs. La GED améliore l'efficacité de la gestion des dossiers médicaux, réduit les erreurs et garantit la confidentialité des données médicales.

• Les Établissements d'Enseignement : Les écoles, les collèges et les universités utilisent la GED pour gérer les dossiers des étudiants, les programmes pédagogiques et les documents administratifs. Cela simplifie la gestion de l'information et améliore la communication au sein de l'établissement.

• Les Entreprises du Secteur de la Santé : Les laboratoires pharmaceutiques et les entreprises de dispositifs médicaux utilisent la GED pour gérer les documents liés à la recherche, au développement de produits et à la conformité réglementaire.

• Les Associations à But Non Lucratif : Les organisations caritatives et les associations à but non lucratif peuvent tirer parti de la GED pour gérer leurs documents administratifs, leurs rapports financiers et leurs données liées aux donateurs de manière efficace.

• Les Entreprises Industrielles : Les entreprises manufacturières utilisent la GED pour gérer la documentation liée à la production, à la qualité et à la conformité. Cela contribue à optimiser les processus de fabrication et à garantir la qualité des produits.

Quelques conseils pour choisir sa GED.

• Évaluez vos besoins spécifiques : Commencez par identifier clairement vos besoins en matière de gestion documentaire. Réfléchissez aux types de documents que vous gérez, à la fréquence d'utilisation, aux flux de travail existants, à la collaboration, à la sécurité, et aux réglementations spécifiques de votre secteur. Une compréhension approfondie de vos besoins vous aidera à choisir une solution adaptée.

• Considérez la taille de votre entreprise : La taille de votre entreprise joue un rôle crucial dans le choix de votre solution GED. Les petites entreprises peuvent avoir des besoins très différents de ceux des grandes entreprises. Assurez-vous que la solution que vous choisissez est évolutive et peut s'adapter à la croissance de votre entreprise.

• Définissez votre budget : La GED peut varier considérablement en termes de coûts, en fonction des fonctionnalités, du déploiement, et de la complexité. Définissez un budget réaliste avant de commencer votre recherche, et tenez compte des coûts initiaux, des coûts de maintenance, des frais d'abonnement, et des coûts de formation.

• Examinez les fonctionnalités clés : Assurez-vous que la solution GED que vous envisagez propose les fonctionnalités essentielles pour votre entreprise, telles que la capture de documents, le stockage sécurisé, la recherche avancée, la gestion des flux de travail, l'intégration avec d'autres logiciels que vous utilisez, et une interface utilisateur conviviale.

• Pour encore plus de conseils, nous vous invitons à lire l’article dédié aux conseils pour choisir sa GED.