La gestion des documents est un aspect crucial de toute entreprise, organisation ou particulier, mais bien souvent négligé. Selon les réglementations en vigueur, vous devez respecter une certaine durée de conservation des documents. Ces règles visent à garantir la transparence, la conformité et la protection des droits des individus.
Quels documents conserver et pendant combien de temps ?
Selon le site officiel du gouvernement français, vous devez respecter une durée de conservation des documents prévue par la loi. Parmi ceux-ci, on retrouve les documents liés au travail, au chômage et à la retraite :
Factures et pièces comptables : Les factures et les pièces comptables doivent être conservées pendant 6 ans pour les entreprises individuelles et les sociétés. Pour les pièces justificatives liées aux investissements immobiliers, la durée de conservation est de 10 ans.
Bulletins de paie : La loi exige que les bulletins de paie soient conservés pendant une période de 5 ans.
Contrats de travail : Les contrats de travail doivent être conservés pendant une durée de 5 ans après la fin du contrat.
Déclarations de TVA : Les déclarations de TVA doivent être conservées pendant 6 ans.
Document relatif aux charges sociales : Les documents relatifs aux charges sociales doivent être conservés 3 ans en cas de contrôle de l’administration fiscale.
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie : Ces documents doivent être conservés durant 5 ans.
Les attestations fiscales : Les attestations fiscales sont à conservées 3 ans car ils servent de justificatifs à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Solde de tout compte : Les soldes de tout compte doivent être conservés 3 ans.
Bulletin de salaire, contrat de travail, certificat de travail et relevé d’indemnités journalières de maladie et de maternité : Ces documents doivent être conservés jusqu’à la liquidation de la retraite.
Attestation France Travail : Les attestations France Travail sont à conserver 2 ans à partir de la date d’inscription comme demandeur d’emploi (document pouvant être utile pour le calcul de vos droits à la retraite)
Justificatif de versement d’allocations chômage : Documents à conserver 3 ans (attention ces documents peuvent tout de même être utiles dans le calcul de vos droits à la retraite).
Bulletin de paiement de la pension de retraite, titre de pension : Ces documents sont à conserver indéfiniment car ils vont être utiles pour le calcul de vos droits à la pension de réversion.
Notes de frais : Les notes de frais sont à conserver 3 ans, délai pendant lequel l’administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels.
Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu : Ces types de documents sont à conserver minimum 3 ans à partir de l’année qui suit l’année d’imposition.
Avis d’impôts locaux : taxes foncières, taxe d’habitation sur les résidences secondaires : Ces documents doivent être conservés 1 an.
Pour avoir plus de détails et en savoir plus sur d’autres types de documents, vous pouvez consulter le site du Gouvernement.
Autres documents soumis à des obligations de conservation
Outre les documents mentionnés ci-dessus, d’autres documents peuvent également être soumis à des obligations de conservation. Parmi eux, on trouve les documents liés à la fiscalité, tels que les relevés bancaires, les rapports annuels, les contrats commerciaux, les registres du personnel, les documents juridiques, etc. Chaque type de document a sa propre durée légale de conservation, selon les réglementations applicables.
Les avantages de la GED pour la durée de conservation des documents
La Gestion Électronique de Documents (GED) simplifie considérablement ce processus fastidieux.
En numérisant les documents et en les stockant de manière sécurisée sur une plateforme centralisée, la GED permet un accès facile et rapide aux informations. De plus, elle garantit la conformité en automatisant le suivi des durées de conservation.
En adoptant une solution de GED, les entreprises bénéficient de plusieurs avantages. Outre la réduction de l’encombrement physique lié aux documents papier, la GED offre une meilleure organisation et une recherche plus efficace des informations. De plus, elle améliore la sécurité des données grâce à des fonctionnalités de contrôle d’accès et de cryptage.
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La durée de conservation des documents est une exigence essentielle pour les entreprises comme pour les particuliers, mais cela ne doit pas être une tâche fastidieuse. Avec une solution de GED, comme GedZilla, vous pouvez simplifier ce processus, assurer la conformité aux réglementations et vous libérer du temps et des ressources.