Qu’est-ce qu’une GED ? Définition, composants et avantages.

La Gestion Électronique de Documents, communément appelée GED, est une technologie qui a radicalement transformé la manière dont les organisations traitent, stockent, et gèrent leurs documents et leurs informations. À l’ère numérique, où la quantité de données et de documents augmente de façon exponentielle, la GED est devenue un élément clé pour maintenir l’efficacité et la compétitivité dans divers secteurs d’activité, que ce soit dans les entreprises, les administrations publiques ou même chez les particuliers.

Qu’est-ce que la GED ?

La Gestion Électronique de Documents est un système informatisé qui permet de capturer, stocker, organiser, rechercher, partager et gérer électroniquement tous types de documents et d’informations au sein d’une organisation. Ces documents peuvent être sous forme numérique dès leur création ou numérisés à partir de documents papier existants. L’objectif principal de la GED est de faciliter l’accès rapide aux informations essentielles, d’améliorer la productivité en automatisant les processus documentaires, de réduire les coûts de stockage physique, et de renforcer la sécurité et la conformité.

Les composants clés de la GED :

  • Capture de documents : La GED commence par la capture de documents, que ce soit par numérisation, importation de fichiers électroniques, ou même par intégration avec d’autres applications et systèmes.

 

  • Stockage et organisation : Les documents sont stockés de manière centralisée dans une base de données ou un système de stockage électronique. Ils sont généralement classés et organisés en fonction de critères prédéfinis pour faciliter leur recherche et leur récupération.

 

  • Indexation et métadonnées : Chaque document est associé à des métadonnées, c’est-à-dire des informations descriptives qui permettent une recherche rapide et précise. Par exemple, un contrat peut être indexé avec des métadonnées telles que la date, le nom du client, ou le numéro de contrat.

 

  • Recherche et récupération : Les utilisateurs autorisés peuvent rechercher des documents en fonction de mots-clés, de métadonnées, ou même de contenu textuel. La GED permet une récupération rapide des informations, éliminant le besoin de fouiller manuellement dans des dossiers physiques.

 

  • Sécurité et autorisations : La GED offre des fonctionnalités de sécurité robustes pour protéger les documents sensibles. Elle permet de définir des niveaux d’autorisations pour contrôler qui peut accéder, modifier, ou supprimer des documents.

 

  • Workflow et automatisation : La GED peut être intégrée à des workflows automatisés, ce qui signifie que les documents peuvent être acheminés automatiquement aux bonnes personnes pour validation, signature, ou traitement.

 

  • Archivage et conservation : La GED gère également la conservation et l’archivage des documents conformément aux réglementations légales et aux politiques de l’organisation.

 

  • Collaboration et partage : La GED facilite la collaboration en permettant aux utilisateurs de partager des documents en toute sécurité, que ce soit au sein de l’organisation ou avec des partenaires externes.

Avantages de la Gestion Électronique de Documents :

  • Gain de temps : La recherche et la récupération de documents sont plus rapides, ce qui augmente la productivité.

 

  • Réduction des coûts : Moins de besoins en espace de stockage physique et moins de temps perdu à gérer des documents papier.

 

  • Sécurité accrue : Les données sensibles sont mieux protégées grâce à des contrôles d’accès et des autorisations.

 

  • Conformité : La GED permet de respecter les réglementations en matière de conservation des documents.

 

  • Amélioration de la collaboration : Les équipes peuvent partager et collaborer sur des documents de manière efficace.

 

  • Durabilité : La GED contribue à la réduction de la consommation de papier et à la préservation de l’environnement.

L’Évolution de la GED :

La GED a parcouru un long chemin depuis ses débuts. Au départ, elle était principalement axée sur le stockage de documents électroniques et la conversion de documents papier en format numérique. Cependant, au fil des années, elle a évolué pour devenir une solution plus complète de gestion de l’information.

 

  • Gestion de l’information complète :
  • Aujourd’hui, la GED englobe la gestion de l’ensemble du cycle de vie de l’information au sein d’une organisation. Cela inclut la création, la capture, le stockage, la gestion, la diffusion, la conservation, et la destruction des documents et des données. Elle s’intègre souvent à d’autres systèmes, tels que les systèmes de gestion des ressources humaines (RH), les systèmes comptables, et les systèmes de gestion de projet, pour garantir une gestion holistique de l’information.

 

  • Solutions de GED Cloud :
  • Une tendance importante dans le domaine de la GED est l’adoption croissante de solutions basées sur le cloud. Les solutions de GED cloud offrent une flexibilité accrue en permettant aux utilisateurs d’accéder à leurs documents et informations de n’importe où, à tout moment, et sur n’importe quel appareil connecté à Internet. Cela facilite la collaboration à distance et l’accès instantané aux données essentielles, ce qui est devenu indispensable dans le monde professionnel moderne.

 

  • Sécurité et conformité :
  • La sécurité et la conformité sont des aspects essentiels de la GED. Les entreprises doivent garantir que leurs documents et données sont protégés contre les accès non autorisés, les altérations, et les pertes. De plus, elles doivent se conformer aux réglementations en matière de conservation des documents, notamment dans les secteurs réglementés tels que la finance et la santé. La GED offre des fonctionnalités de sécurité avancées, telles que le chiffrement, les journaux d’audit, et les contrôles d’accès, pour répondre à ces exigences.

 

  • Intelligence artificielle (IA) et analytique :
  • L’IA et l’analytique jouent un rôle croissant dans la GED. Les solutions de GED intègrent de plus en plus des fonctionnalités d’IA pour automatiser la classification des documents, la reconnaissance de texte, la détection de contenu sensible, et la suggestion de métadonnées. De plus, l’analytique permet aux organisations d’extraire des informations précieuses à partir de leurs données, ce qui peut contribuer à des prises de décision plus éclairées.

 

  • Gestion des flux de travail (Workflow) :
  • La GED est également associée à la gestion des flux de travail (workflow). Les flux de travail automatisés permettent de rationaliser les processus documentaires en acheminant automatiquement les documents aux personnes appropriées pour approbation, signature, ou traitement. Cela accélère les opérations et réduit les erreurs humaines.

 

  • Durabilité et responsabilité sociale :
  • La GED joue un rôle de plus en plus important dans les initiatives de durabilité et de responsabilité sociale des entreprises. La réduction de la consommation de papier et la transition vers des processus sans papier contribuent à la préservation de l’environnement en réduisant la demande de ressources naturelles.

En somme, la Gestion Électronique de Documents est une technologie en constante évolution qui joue un rôle essentiel dans la gestion de l’information dans les entreprises et les organisations. Son adoption continue de croître à mesure que les entreprises cherchent à optimiser leurs opérations, à améliorer la sécurité et à répondre aux défis de la transformation numérique. La GED est bien plus qu’un simple outil de stockage de documents ; c’est une solution complète de gestion de l’information qui apporte de la valeur ajoutée à toutes les étapes du cycle de vie de l’information.

La GED en entreprise : Optimisation des opérations et productivité

La Gestion Électronique de Documents est devenue un pilier essentiel de la transformation numérique en entreprise. En simplifiant la capture, le stockage, la recherche et la gestion de documents et d’informations, la GED permet aux entreprises d’optimiser leurs opérations et d’améliorer leur productivité. Elle réduit considérablement le temps consacré à la recherche manuelle de documents, accélère les processus de validation et de signature, et favorise la collaboration au sein des équipes, même à distance. De plus, la GED renforce la sécurité des données grâce à des contrôles d’accès et des autorisations, ce qui est essentiel pour protéger les informations sensibles. En somme, la GED en entreprise favorise l’efficacité, la conformité, la réactivité et la durabilité, faisant ainsi d’elle un outil stratégique pour la gestion de l’information dans le monde des affaires.

Une Solution pour tous les secteurs et entreprises

La GED, est une solution polyvalente qui s’adresse à une vaste gamme d’organisations et d’entreprises, quels que soient leur taille, leur secteur d’activité ou leurs besoins spécifiques. Voici un aperçu des principaux publics auxquels la GED est destinée :

 

  • Les Entreprises de Toutes Tailles : De la petite entreprise locale aux grandes multinationales, la GED peut être adaptée en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise. Elle permet d’organiser, de stocker et de gérer efficacement les documents, ce qui améliore la productivité et la collaboration au sein de l’entreprise.

 

  • Les Institutions Publiques et Administratives : Les organismes gouvernementaux, les municipalités, les écoles et autres institutions peuvent bénéficier de la GED pour rationaliser leurs processus de gestion de documents, faciliter l’accès aux informations et assurer la conformité réglementaire.

 

  • Les Cabinets d’Experts-Comptables et Juridiques : Ces professionnels du conseil gèrent d’importants volumes de documents clients. La GED leur permet de mieux organiser ces données sensibles, d’accéder rapidement aux informations cruciales et de garantir la sécurité des informations confidentielles.

 

  • Les Organisations de Soins de Santé : Les hôpitaux, les cliniques et les cabinets médicaux gèrent d’énormes quantités de dossiers médicaux et de documents administratifs. La GED améliore l’efficacité de la gestion des dossiers médicaux, réduit les erreurs et garantit la confidentialité des données médicales.

 

  • Les Établissements d’Enseignement : Les écoles, les collèges et les universités utilisent la GED pour gérer les dossiers des étudiants, les programmes pédagogiques et les documents administratifs. Cela simplifie la gestion de l’information et améliore la communication au sein de l’établissement.

 

  • Les Entreprises du Secteur de la Santé : Les laboratoires pharmaceutiques et les entreprises de dispositifs médicaux utilisent la GED pour gérer les documents liés à la recherche, au développement de produits et à la conformité réglementaire.

 

  • Les Associations à But Non Lucratif : Les organisations caritatives et les associations à but non lucratif peuvent tirer parti de la GED pour gérer leurs documents administratifs, leurs rapports financiers et leurs données liées aux donateurs de manière efficace.

 

  • Les Entreprises Industrielles : Les entreprises manufacturières utilisent la GED pour gérer la documentation liée à la production, à la qualité et à la conformité. Cela contribue à optimiser les processus de fabrication et à garantir la qualité des produits.

Quelques conseils pour choisir sa GED.

  • Évaluez vos besoins spécifiques : Commencez par identifier clairement vos besoins en matière de gestion documentaire. Réfléchissez aux types de documents que vous gérez, à la fréquence d’utilisation, aux flux de travail existants, à la collaboration, à la sécurité, et aux réglementations spécifiques de votre secteur. Une compréhension approfondie de vos besoins vous aidera à choisir une solution adaptée.

 

  • Considérez la taille de votre entreprise : La taille de votre entreprise joue un rôle crucial dans le choix de votre solution GED. Les petites entreprises peuvent avoir des besoins très différents de ceux des grandes entreprises. Assurez-vous que la solution que vous choisissez est évolutive et peut s’adapter à la croissance de votre entreprise.

 

  • Définissez votre budget : La GED peut varier considérablement en termes de coûts, en fonction des fonctionnalités, du déploiement, et de la complexité. Définissez un budget réaliste avant de commencer votre recherche, et tenez compte des coûts initiaux, des coûts de maintenance, des frais d’abonnement, et des coûts de formation.

 

  • Examinez les fonctionnalités clés : Assurez-vous que la solution GED que vous envisagez propose les fonctionnalités essentielles pour votre entreprise, telles que la capture de documents, le stockage sécurisé, la recherche avancée, la gestion des flux de travail, l’intégration avec d’autres logiciels que vous utilisez, et une interface utilisateur conviviale.

 

En conclusion, la Gestion Électronique de Documents est bien plus qu’une simple technologie de stockage ; c’est un outil puissant qui permet aux organisations de simplifier leurs opérations, d’optimiser leurs processus, et d’assurer la gestion efficace de leurs informations. Qu’il s’agisse de réduire les coûts, d’améliorer la conformité, ou de gagner du temps, la GED est devenue un pilier central de la transformation numérique dans le monde moderne.

Grâce à notre GED avancée, vous pouvez exploiter pleinement ces avantages. Notre logiciel intuitif centralise tous vos documents, offre une convivialité inégalée et automatise les tâches fastidieuses de la saisie comptable. Nous vous aidons à franchir le pas de la dématérialisation en toute simplicité, sans nécessiter des compétences complexes. Pour rester compétitif et efficace dans un monde en constante évolution, il est temps d’adopter notre GED. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur la manière dont notre solution peut répondre à vos besoins spécifiques.

Comment choisir sa plateforme GED ? Les clés pour le succès.

Dans l’ère numérique actuelle, où la quantité de documents et d’informations ne cesse de croître, il est essentiel pour les entreprises de mettre en place une plateforme GED efficace. La GED permet de capturer, stocker, organiser, rechercher, partager et gérer électroniquement tous types de documents et d’informations. Cependant, avec tant de solutions sur le marché, il est essentiel de faire un choix judicieux pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Voici les clés pour choisir la plateforme GED qui vous convienne.

Évaluez vos besoins et objectifs.

Avant de vous lancer dans la recherche d’une plateforme GED, commencez par évaluer vos besoins et objectifs. Posez-vous des questions telles que : quels types de documents devez-vous gérer ? Quels sont les processus que vous souhaitez automatiser ? Quelles sont vos priorités en matière de sécurité et de conformité ? En comprenant vos besoins spécifiques, vous pourrez identifier plus facilement les fonctionnalités essentielles pour votre entreprise.

Adaptez la plateforme GED à votre taille.

Les besoins en GED varient considérablement en fonction de la taille de l’entreprise. Assurez-vous que la solution que vous envisagez est adaptée à votre taille d’entreprise. Les petites entreprises peuvent rechercher des solutions plus légères et abordables, tandis que les grandes entreprises auront besoin de solutions plus robustes et évolutives.

Analysez l’interface utilisateur de la plateforme GED.

L’interface utilisateur de la GED est un élément crucial. Elle doit être intuitive, conviviale et permettre une navigation facile. Une interface complexe peut entraver l’adoption de la solution par vos collaborateurs. Optez pour une plateforme GED avec une interface soignée qui ne nécessite pas une formation approfondie.

Examinez les fonctionnalités de recherche de la plateforme GED.

La capacité à rechercher rapidement et efficacement des documents est l’une des caractéristiques les plus importantes d’une plateforme GED. Assurez-vous que la solution offre des fonctionnalités de recherche avancées, y compris la recherche par mots-clés, la recherche par métadonnées, et la recherche en texte intégral. Plus la recherche est puissante, plus votre équipe gagnera du temps.

Priorisez la sécurité.

La sécurité des documents est cruciale. Recherchez une solution qui propose des fonctionnalités de sécurité avancées, telles que le chiffrement, les autorisations d’accès basées sur les rôles, les journaux d’audit, et la protection contre les menaces externes. La conformité aux réglementations en matière de protection des données est également essentielle.

Évaluez la flexibilité de déploiement de la plateforme GED.

La flexibilité de déploiement est un facteur clé. Vous pouvez choisir de déployer la plateforme GED sur site, dans le cloud ou en mode hybride. Chaque option a ses avantages et inconvénients en termes de coût, de maintenance et d’accès. Choisissez celle qui convient le mieux à votre entreprise.

Pensez à la mobilité.

Dans un environnement de travail moderne, la mobilité est essentielle. Assurez-vous que la GED que vous choisissez offre une expérience utilisateur fluide sur les appareils mobiles. Cela permet à vos collaborateurs d’accéder aux documents et de collaborer où qu’ils se trouvent.

Demandez des références.

Avant de prendre une décision, n’hésitez pas à demander des références. Cela vous permettra d’avoir un aperçu de l’expérience d’autres entreprises avec la plateforme GED que vous envisagez.

Pensez à l’évolutivité.

Votre entreprise est amenée à évoluer. Assurez-vous que la solution de GED peut évoluer avec vous.

Tendances futures de la plateforme GED.

La GED est un domaine en constante évolution. Il est important de tenir compte des tendances futures. L’intégration croissante de l’intelligence artificielle (IA) et de l’apprentissage automatique dans les solutions de GED promet d’automatiser davantage de tâches manuelles, d’améliorer la classification des documents et de renforcer la recherche sémantique. Ces avancées rendront la gestion documentaire encore plus efficace.

Durabilité et responsabilité sociale.

De plus en plus d’entreprises adoptent des politiques de durabilité et de responsabilité sociale. La GED joue un rôle clé dans ces initiatives en réduisant la consommation de papier et en favorisant la transition vers des processus sans papier. Cela contribue à préserver l’environnement en réduisant la demande de ressources naturelles.

Les entreprises en ligne de mire.

Les entreprises sont de plus en plus ciblées par des cyberattaques. Une GED sécurisée est essentielle pour protéger vos données sensibles et garantir la continuité des opérations. Les solutions de GED évoluent pour offrir des niveaux de sécurité plus élevés, y compris la détection d’anomalies et la réponse automatisée aux menaces.

Rôle central de la GED.

La GED évolue pour devenir le cœur de la gestion de l’information dans l’entreprise. Elle englobe de plus en plus le cycle de vie complet de l’information, de la création à la destruction.

GED dans tous les secteurs.

La GED n’est pas réservée à un secteur d’activité spécifique. Elle est utilisée dans une variété de secteurs, des entreprises industrielles aux institutions publiques en passant par les cabinets d’experts-comptables et les organisations de soins de santé. Elle offre une solution polyvalente pour la gestion de l’information.

En conclusion, le choix de la meilleure plateforme GED pour votre entreprise est une étape essentielle pour optimiser la gestion de l’information, améliorer la productivité et garantir la sécurité des données. Il est crucial de prendre le temps d’évaluer vos besoins, de considérer l’intégration et la sécurité, et de garder un œil sur les tendances futures. En faisant preuve de diligence dans le processus de sélection, vous positionnerez votre entreprise pour réussir dans l’ère numérique.

Révolutionnez votre gestion comptable avec GedZilla

La gestion comptable peut parfois sembler être une tâche fastidieuse et chronophage pour de nombreuses petites et moyennes entreprises (PME) et entreprises individuelles. Le suivi des factures, la collecte des reçus, l’enregistrement des transactions, tout cela peut rapidement devenir un cauchemar. C’est là qu’intervient GedZilla, la solution de gestion électronique de documents (GED) qui simplifie la vie des TPE-PME en matière de comptabilité.

Dites adieu aux piles de papier et bonjour à notre gestion comptable.

Avez-vous déjà été submergé par des piles de documents, de factures et de reçus qui semblent se multiplier comme des gremlins après minuit ? Avec GedZilla, ces jours sont révolus. Vous pouvez dire adieu aux montagnes de papier qui encombrent votre espace de travail et qui risquent d’être égarés ou endommagés.

Une GED comptable adaptée à vos besoins.

GedZilla est conçu pour répondre aux besoins spécifiques des TPE-PME en matière de gestion comptable. Il simplifie le processus de collecte, de stockage et de partage de tous vos documents comptables. Les factures, les devis, les reçus, les relevés bancaires, tout peut être stocké de manière sécurisée et organisée dans votre espace GedZilla.

La puissance de l’automatisation.

L’automatisation est la clé d’une gestion comptable efficace. GedZilla intègre des fonctionnalités avancées d’automatisation pour simplifier chaque étape du processus comptable. Lorsque vous recevez des factures électroniques par e-mail, GedZilla peut automatiquement les extraire, les classer et les enregistrer dans le dossier approprié, sans aucune intervention manuelle. Les relevés bancaires peuvent être importés en un clic, et les documents peuvent être triés par catégorie pour un suivi facile.

Facilité de collaboration avec votre comptable.

GedZilla est également un excellent outil de collaboration. Vous pouvez partager l’accès à vos documents comptables directement avec votre comptable ou expert-comptable, facilitant ainsi la communication et le partage de données financières. Plus de longs échanges d’e-mails ou de réunions fastidieuses. Votre comptable a un accès direct à toutes les informations dont il a besoin pour accomplir ses tâches.

Avec GedZilla, vous ne serez plus jamais submergé par des rushs en fin d’année comptable. Notre solution simplifie la gestion des documents au fil de l’année, évitant ainsi les montagnes de travail à la dernière minute. Une fois que vous avez donné l’accès à votre comptable ou expert-comptable dans votre dossier, deux options s’offrent à vous.

La première option vous permet de partager l’accès à votre dossier comptable, permettant à votre comptable d’accéder à tous les documents nécessaires en temps réel. Fini le temps perdu à envoyer des fichiers par e-mail ou à planifier des réunions pour tout remettre en main propre. Votre comptable a un accès direct et instantané.

La deuxième option, encore plus simple, consiste à utiliser notre fonction « Envoyer pour comptabilité ». Avec cette option, inutile de trier manuellement les fichiers. À chaque fois que vous appuyez sur « Envoyer pour comptabilité », GedZilla identifie et isole automatiquement les documents pas encore comptabilisés. Ce sont uniquement ces nouveaux documents qui sont envoyés, accélérant ainsi le processus. En un seul clic, GedZilla transmet ces documents à votre comptable ou expert-comptable, rendant le processus rapide et efficace, tout au long de l’année.

Avec GedZilla, vous n’aurez plus à attendre la dernière minute pour organiser vos documents comptables. Grâce à notre approche proactive, tout est géré de manière fluide, vous laissant plus de temps pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment pour votre entreprise.

GedZilla : Votre gestion comptable simplifiée. 

La gestion comptable peut être un défi, mais GedZilla la simplifie et la rationalise pour les TPE-PME. Fini les pertes de temps, les erreurs humaines et les montagnes de documents. Avec GedZilla, vous avez la certitude que votre comptabilité est entre de bonnes mains, tout en profitant de la commodité et de l’efficacité d’une solution GED conviviale.

Contrôlez vos dépenses et optimisez vos finances avec GedZilla. 

GedZilla ne s’arrête pas à la gestion comptable, il va encore plus loin pour vous aider à garder le contrôle sur vos finances. Notre solution intègre un module de statistiques puissant qui permet aux entreprises de visualiser et de suivre leurs dépenses. Vous pourrez ainsi garder un œil attentif sur vos finances, analyser vos dépenses et évaluer la performance de vos fournisseurs au fil du temps. Grâce à cet outil, vous aurez la possibilité de comparer les coûts des fournisseurs sur plusieurs années, vous aidant à prendre des décisions financières plus éclairées. En un coup d’œil, vous disposerez d’une vision complète de vos flux financiers, vous permettant de mieux planifier, économiser et investir avec confiance.

Si vous êtes prêt à révolutionner votre gestion comptable, GedZilla est là pour vous aider. Avec une interface intuitive, des fonctionnalités puissantes d’automatisation et la possibilité de collaborer en toute simplicité avec votre comptable, GedZilla est la solution tout-en-un dont votre entreprise a besoin. Simplifiez votre comptabilité dès aujourd’hui avec GedZilla et faites un pas vers une gestion financière plus efficace et sans souci.

Facilitez votre travail comptable avec notre outil de gestion comptable GedZilla

Les experts-comptables et les comptables le savent mieux que quiconque : la comptabilité est un domaine où la gestion efficace des documents est essentielle. Pour simplifier la tâche des professionnels de la comptabilité, GedZilla offre un accès gratuit à sa solution de Gestion Électronique de Documents (GED) lorsque vos clients utilisent GedZilla.

Notre outil de gestion comptable vous épargne la course aux documents en période de bilan. Grâce à GedZilla, l’ensemble de vos documents nécessaires est accessible en un clic, offrant une transition en douceur vers la clôture annuelle sans le stress associé à la recherche de pièces justificatives.

L’art de la simplicité comptable

Avec notre outil de gestion comptable, GedZilla, vos clients peuvent envoyer leurs documents directement pour comptabilité. Plus besoin de demander à vos clients de rassembler des piles de justificatifs et de faire un gros point comptable en fin d’année. Tous les documents nécessaires sont accessibles et téléchargeables depuis notre plateforme conviviale.

Nous savons que chaque comptable a ses outils de prédilection. C’est pourquoi GedZilla propose une fonctionnalité d’exportation vers les principaux logiciels comptables, parmi lesquels Ibiza, Loop, Coala, Quadratus, Isacompta, Myunisoft, Tiime, Ciel (Sage 50), Sage 100, Quickbooks, Ebp, Acl, Acd, Revor, et Cegid 11.

Une collaboration plus efficace avec un outil de gestion comptable

Avec GedZilla, la collaboration entre vous et vos clients devient plus fluide que jamais. Vos clients n’ont qu’à envoyer leurs documents directement sur GedZilla et vous n’avez plus qu’à récupérer les pièces qui vous concernent. Cette intégration simplifie considérablement la gestion de vos opérations comptables et rend la collaboration plus efficace.

En plus de simplifier l’envoi des documents comptables, notre outil de gestion comptable est conçu pour vous faire gagner du temps. La recherche avancée, la détection automatique des champs, et le classement automatique des documents vous permettent de retrouver rapidement les informations nécessaires, sans perdre de temps dans des tâches fastidieuses de tri.

Un suivi transparent du cycle de vie des documents

GedZilla propose des fonctionnalités avancées pour le suivi du cycle de vie des documents. Des workflows personnalisables, la création d’étapes telles que la validation et la signature électronique, ainsi que la possibilité de définir des tâches attribuées à différents collaborateurs facilitent la gestion efficace des documents tout au long de leur existence.

La sécurité est une priorité chez GedZilla. Vos données sont stockées en toute sécurité à Paris, en France. Nous dupliquons les données sur plusieurs serveurs pour une protection maximale en cas d’intempéries ou d’incendie. De plus, un chiffrement robuste et des accès restreints garantissent la confidentialité de vos informations, avec une gestion fine des droits d’accès.

Optimisez vos opérations avec un outil de gestion comptable performant

Que vous soyez un expert-comptable indépendant ou que vous dirigiez un cabinet comptable, GedZilla est votre allié pour optimiser vos opérations comptables. Simplifiez votre travail, collaborez efficacement avec vos clients, et bénéficiez d’un outil de gestion comptable conçue spécifiquement pour les besoins des professionnels de la comptabilité.

Analysez vos données avec précision grâce à l’OCR

La technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) de GedZilla vous permet d’explorer le contenu de vos documents de manière approfondie. L’OCR détecte automatiquement les éléments dans les factures et autres documents, en fonction des spécificités de votre entreprise et de votre FEC (Fichier des Écritures Comptables).

En plus de la gestion comptable, GedZilla propose un module statistique des dépenses. Visualisez et analysez vos dépenses, comparez les coûts des fournisseurs sur plusieurs années, et obtenez des perspectives précieuses pour optimiser votre budget.

Bénéficiez d’une pré-saisie comptable automatisée

L’IA de GedZilla simplifie la pré-saisie comptable en détectant automatiquement les éléments pertinents dans les factures. Adaptée à votre entreprise et à votre FEC, cette fonctionnalité accélère le processus tout en minimisant les erreurs manuelles.

GedZilla peut également servir de coffre-fort numérique. Stockez vos documents en toute sécurité et assurez-vous qu’ils restent accessibles à tout moment, offrant une protection supplémentaire à vos données sensibles et retrouvez-les en 1 clic.

Devenez revendeur de GedZilla

Si vous souhaitez étendre notre solution à vos clients, GedZilla propose un programme de partenariat. Adressez-nous une demande via le formulaire de contact ou consultez la page dédiée sur notre site internet pour obtenir tous les détails sur la manière de devenir revendeur.

Des questions spécifiques sur notre outil de gestion comptable ?

Vous vous demandez comment accéder aux données comptables de vos clients, paramétrer l’accès expert-comptable, ou vous avez d’autres questions ? Consultez notre FAQ dédiée aux experts comptables pour des réponses claires et concises.

 

En résumé, cet outil de gestion comptable GedZilla est l’allié idéal pour les experts-comptables et les comptables, simplifiant la gestion des documents comptables et favorisant une collaboration plus efficace avec leurs clients. Profitez de l’accès gratuit à GedZilla, améliorez votre productivité, et offrez un service de comptabilité encore plus performant à vos clients. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations et à découvrir comment GedZilla peut optimiser votre travail comptable.

Logiciel de gestion documentaire : un remède contre la perte de temps et de rentabilité

Dans le monde des affaires actuel, la gestion efficace des documents est essentielle pour assurer le bon fonctionnement d’une entreprise. Le logiciel de gestion documentaire GedZilla se positionne comme une solution innovante visant à résoudre les problèmes majeurs auxquels les entreprises sont confrontées : la perte de temps liée à la recherche de documents, le risque de perte de documents et l’impact financier de ces défis. Dans cet article, nous explorerons en détail ces aspects cruciaux et démontrerons comment GedZilla peut transformer radicalement la gestion documentaire au sein des organisations.

Fini la perte de temps avec un logiciel de gestion documentaire

La recherche de documents est une tâche qui peut sembler anodine, mais les entreprises perdent souvent des heures précieuses à fouiller des dossiers physiques ou numériques à la recherche d’informations cruciales. GedZilla vient à la rescousse en offrant une fonction de recherche avancée qui permet un accès instantané à tous les documents pertinents. Cette fonctionnalité améliore non seulement la productivité en réduisant le temps passé à chercher, mais elle permet également aux employés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

La perte de documents : une menace latente pour votre entreprise

La perte de documents peut avoir des conséquences dévastatrices pour une entreprise. Des informations cruciales peuvent disparaître, compromettant la prise de décision et la conformité aux réglementations. Notre logiciel de gestion documentaire propose une solution robuste en assurant la sauvegarde sécurisée des documents. Avec des fonctionnalités avancées de sauvegarde automatique et de gestion des versions, le logiciel garantit que chaque modification est enregistrée, réduisant ainsi considérablement le risque de perte de données.

 

En outre, GedZilla offre une fonctionnalité de recherche avancée par mot-clé qui révolutionne la manière dont les entreprises retrouvent leurs documents. Cette fonction permet aux utilisateurs de saisir simplement des mots-clés pertinents, et le logiciel de gestion documentaire localise instantanément les documents correspondants. Cette rapidité et cette précision dans la recherche sauvegardent le temps précieux des employés, mais elles renforcent également la réactivité de l’entreprise face aux exigences changeantes du marché. Ainsi, en plus de prévenir la perte de documents, GedZilla simplifie le processus de recherche, favorisant une gestion documentaire efficace et fluide.

Optimisez votre rentabilité avec un logiciel de gestion documentaire

La recherche laborieuse de documents et les risques de perte ont un impact direct sur la rentabilité d’une entreprise. Le temps perdu équivaut à des ressources financières gaspillées, tandis que la perte de documents peut entraîner des coûts de récupération et des sanctions légales. GedZilla offre une solution rentable en optimisant la gestion de vos documents, réduisant ainsi les coûts cachés associés à ces défis. Une meilleure organisation des informations conduit à une prise de décision plus rapide et à des opérations plus efficaces, contribuant directement à l’amélioration de la rentabilité.

GedZilla, votre partenaire de choix en logiciel de gestion documentaire

Un autre défi majeur auquel les entreprises sont confrontées est la difficulté de collaborer de manière transparente sur des documents. GedZilla facilite la collaboration en permettant aux équipes d’accéder simultanément sur un même document. Les fonctionnalités de suivi des modifications et de commentaires intégrés garantissent une communication fluide, réduisant ainsi les retards liés aux échanges d’e-mails et aux révisions manuelles.

 

GedZilla va au-delà de la simple gestion de documents en proposant des fonctionnalités avancées d’automatisation des processus. Les tâches répétitives telles que l’approbation de documents, la validation de contrats, et d’autres processus liés aux documents peuvent être automatisées, libérant ainsi du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée.

 

La sécurité des documents est une priorité cruciale dans un environnement professionnel. GedZilla intègre des fonctionnalités de sécurité avancées, y compris un contrôle d’accès et des protocoles de chiffrement robustes. Ces mesures garantissent la confidentialité des informations sensibles et renforcent la conformité aux réglementations en vigueur.

 

 

En conclusion, GedZilla ne se contente pas de résoudre les problèmes de gestion documentaire les plus pressants, mais il élève également le niveau en offrant des fonctionnalités avancées qui améliorent la collaboration, automatisent les processus et renforcent la sécurité. En investissant dans GedZilla, les entreprises peuvent créer un environnement où la gestion documentaire devient un atout stratégique plutôt qu’une contrainte opérationnelle. GedZilla représente ainsi une solution complète pour les entreprises modernes cherchant à optimiser leur efficacité et à assurer une gestion documentaire sécurisée et productive.

Logiciel Gestion Électronique de Documents : pour une recherche d’information efficace

Dans le monde des affaires modernes, l’accès rapide et précis à l’information est un atout stratégique. La gestion documentaire, souvent un défi majeur pour de nombreuses entreprises, peut être transformée de manière significative grâce à des solutions innovantes telles que GedZilla. Dans cet article, nous explorerons comment un logiciel gestion électronique des documents optimise la recherche d’informations, les raisons pour lesquelles la recherche d’informations en entreprise peut être complexe, comment il optimise les flux documentaires, l’importance de centraliser et d’uniformiser les informations, ainsi que la valorisation des données pour stimuler la productivité et la rentabilité.

Améliorez la recherche d’informations avec un logiciel gestion électronique de documents

GedZilla se distingue par sa capacité à révolutionner la gestion de la recherche d’informations au sein des entreprises. Grâce à la recherche avancée, les utilisateurs peuvent accéder instantanément à des documents spécifiques en utilisant des mots-clés pertinents. Cela réduit considérablement le temps perdu à fouiller des archives ou des dossiers numériques, permettant aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

De plus, notre logiciel gestion électronique de documents intègre des capacités d’intelligence artificielle pour simplifier la catégorisation des documents. Grâce à des algorithmes avancés, le logiciel peut automatiquement classer les documents en fonction de leur contenu, facilitant ainsi la recherche et la gestion. Cette fonctionnalité innovante accroît l’efficacité en éliminant la nécessité d’une classification manuelle fastidieuse.

La recherche d’informations complexe en entreprise

La recherche d’information en entreprise peut rapidement devenir un défi majeur en raison de la prolifération de données non structurées, de la diversité des formats de fichiers, et de la dispersion des informations sur différents systèmes. GedZilla centralise et organise les données de manière intelligente, créant ainsi une structure unifiée qui simplifie la recherche et assure la cohérence des informations.

Optimisation des flux documentaires pour faciliter la recherche

Notre logiciel gestion électronique de documents, GedZilla, va au-delà de la simple recherche en optimisant les flux documentaires. Les fonctionnalités avancées de suivi des modifications, et d’automatisation des processus simplifient la circulation des documents au sein de l’entreprise. Cette optimisation des flux garantit que les informations sont mises à jour de manière transparente, améliorant ainsi la fiabilité des données consultées.

Centraliser et uniformiser les informations

La centralisation et l’uniformisation des informations sont cruciales pour éviter les silos de données et les incohérences. GedZilla offre une plateforme centralisée où les utilisateurs peuvent stocker, organiser et accéder à toutes les informations pertinentes. Cela élimine les doublons, renforce la sécurité des données et facilite la conformité aux réglementations en vigueur.

En centralisant les informations, notre logiciel gestion électronique de documents crée une base solide pour la valorisation des données. Les données deviennent des atouts exploitables, permettant aux entreprises de prendre des décisions éclairées. De plus, la capacité à extraire des perspectives pertinentes à partir des données existantes contribue à optimiser les processus, à identifier de nouvelles opportunités, et à stimuler la productivité globale de l’entreprise.

Gestion intelligente des métadonnées avec un logiciel gestion électronique de documents

GedZilla excelle également dans la gestion intelligente des métadonnées, permettant aux utilisateurs d’attribuer des informations contextuelles aux documents. En associant des métadonnées telles que la date de création, la pertinence, et les propriétaires, la recherche devient encore plus précise. Cela contribue à éliminer les ambiguïtés et à garantir que chaque document est correctement contextualisé, renforçant ainsi la qualité des informations disponibles.

Adaptabilité à l’évolution des besoins

La flexibilité est au cœur de ce logiciel gestion électronique de documents. Avec la possibilité d’ajuster les paramètres de recherche, de personnaliser les flux documentaires, et définir des droits d’accès personnalisés, le logiciel s’adapte facilement aux évolutions des besoins de l’entreprise. Cette adaptabilité assure que GedZilla reste une solution efficace même lorsque les exigences documentaires évoluent au fil du temps. Cette flexibilité garantit une expérience utilisateur sur mesure.

Interface intuitive et accessible pour une prise en main rapide

L’une des forces de GedZilla réside dans son interface utilisateur intuitive. Conçue pour être conviviale, elle minimise l’apprentissage et permet un déploiement rapide au sein de l’entreprise. Cette accessibilité favorise une utilisation généralisée parmi les équipes, maximisant ainsi l’impact positif sur la gestion documentaire sans nécessiter des efforts considérables de formation.

La transition vers une nouvelle solution de gestion documentaire peut parfois susciter des préoccupations. Ce logiciel gestion électronique de documents comprend l’importance de la transition, notre équipe vous offre un soutien continu pour garantir que vos équipes tirent pleinement parti de toutes les fonctionnalités proposées par le logiciel. Cela contribue à maximiser l’efficacité opérationnelle dès le départ.

Écologie et durabilité : un logiciel gestion électronique de documents au service de l’environnement

Soucieux de l’impact environnemental, GedZilla favorise la transition vers une gestion documentaire sans papier. En réduisant la dépendance aux documents physiques, le logiciel contribue à minimiser l’empreinte carbone des entreprises. Cette approche alignée sur les principes du développement durable positionne GedZilla comme une solution moderne et éco-responsable.

GedZilla se distingue non seulement par ses fonctionnalités avancées de recherche et de gestion documentaire, mais aussi par sa capacité à s’adapter, à favoriser la collaboration et à offrir un soutien continu. En choisissant GedZilla, les entreprises investissent dans bien plus qu’un simple logiciel : elles investissent dans une solution évolutive qui répond à des besoins documentaires et qui est prête à accompagner la croissance de l’entreprise. GedZilla devient ainsi un partenaire incontournable pour ceux qui cherchent à optimiser leur gestion documentaire tout en anticipant les défis futurs.

Optimiser sa démarche RSE grâce à un système de gestion documentaire performant

L’avancement technologique transforme la façon dont les entreprises gèrent leurs documents, et GedZilla se positionne en avant-garde de cette révolution avec une approche résolument écologique. Dans cet article, nous explorerons comment notre système de gestion documentaire GedZilla favorise le passage à une gestion documentaire sans papier, tout en améliorant l’efficacité opérationnelle.

Redéfinir la gestion documentaire avec GedZilla

GedZilla est bien plus qu’un simple système de gestion documentaire. C’est une vision moderne de l’organisation des documents, mettant l’accent sur la durabilité et l’efficacité. En facilitant le passage à une gestion sans papier, GedZilla permet aux entreprises de réduire leur impact environnemental tout en profitant d’une gestion documentaire plus agile.

L’une des principales forces de GedZilla réside dans sa capacité à éliminer la nécessité du papier. Grâce à des fonctionnalités avancées de stockage électronique et de partage sécurisé des documents, GedZilla permet aux entreprises de libérer leurs bureaux de la montagne de papier tout en conservant l’accès instantané à toutes leurs informations.

Notre système de gestion documentaire encourage la numérisation des documents physiques. En convertissant les archives papier en formats électroniques, les entreprises réduisent non seulement leur dépendance au papier, mais elles minimisent également les coûts associés à l’impression, au stockage physique et à la gestion des archives.

De plus, en adoptant GedZilla, les entreprises contribuent à la protection de l’environnement. La réduction de la consommation de papier n’est pas seulement économique, mais aussi écologiquement responsable. Moins de papier signifie moins d’arbres abattus, moins d’énergie utilisée dans la production de papier, et moins de déchets.

Collaboration virtuelle optimisée : zéro papier perdu grâce au système de gestion documentaire

GedZilla facilite la collaboration sans papier en offrant des outils de travail collaboratifs. Les équipes peuvent partager, annoter et collaborer sur des documents électroniques, éliminant ainsi la nécessité d’imprimer des versions physiques. Cela améliore la fluidité du travail tout en préservant les ressources naturelles.

La mobilité est au cœur de notre système de gestion documentaire. En permettant l’accès aux documents électroniques de n’importe où et à tout moment, GedZilla encourage le travail à distance, réduisant ainsi les déplacements inutiles et les besoins en documents physiques.

Réduction drastique du papier pour une gestion plus efficace

Dans un monde commercial de plus en plus complexe, la gestion des documents peut devenir un véritable défi. GedZilla excelle dans la gestion de documents complexes en permettant la création d’arborescence automatique et le renommage intelligent des documents grâce à sa puissante IA. Cette approche simplifie la localisation des informations, même au sein de vastes ensembles de données.

GedZilla intègre également d’autres processus électroniques avancés. Reconnaissance optique des caractères, recherche avancée, classement automatique des documents, signatures électroniques, et approbations en ligne sont autant de fonctionnalités qui éliminent la nécessité d’imprimer des documents pour des validations manuelles. Cette approche non seulement économise du papier mais accélère également les cycles de travail des entreprises.

Une intégration harmonieuse du système de gestion documentaire avec les pratiques éco-responsables existantes

GedZilla s’intègre en douceur avec les initiatives éco-responsables déjà en place au sein des entreprises. Que ce soit des politiques de réduction des déchets ou des programmes de responsabilité sociale, notre système de gestion documentaire s’adapte et renforce ces efforts pour créer un écosystème professionnel plus durable.

GedZilla : un partenaire vert pour un avenir documentaire durable

En adoptant GedZilla, les entreprises ne choisissent pas seulement un système de gestion documentaire avancé, mais également un partenaire vert. GedZilla s’engage à évoluer avec les normes environnementales en constante évolution, garantissant que votre transition vers une gestion sans papier est non seulement efficace mais également alignée sur les meilleures pratiques écologiques.

Que votre entreprise soit une start-up en pleine croissance ou une grande entreprise établie, GedZilla est conçu pour s’adapter à vos besoins évolutifs. Son architecture évolutive garantit que la gestion documentaire sans papier reste aussi efficace pour une petite équipe que pour une grande organisation.

GedZilla ne se contente pas d’offrir un système de gestion documentaire performant ; il incarne une transition vers une gestion sans papier, contribuant ainsi à un monde professionnel plus durable. En adoptant GedZilla, les entreprises non seulement améliorent leur efficacité opérationnelle mais jouent également un rôle actif dans la préservation de l’environnement. Faites le choix de l’efficacité et de la durabilité avec GedZilla pour une gestion documentaire sans papier.

Optimiser la collaboration comptable avec GedZilla : les nouveaux horizons de l’outil comptabilité

Dans le monde en constante évolution de la comptabilité, l’efficacité et la communication transparente sont des éléments clés pour les cabinets comptables. GedZilla, bien plus qu’un simple outil comptabilité, ouvre de nouveaux horizons en facilitant la collaboration entre experts-comptables et clients. Découvrez comment cet outil redéfinit la gestion comptable tout en apportant des perspectives novatrices.

Renforcez la collaboration et la confiance avec GedZilla

La communication transparente avec vos clients est la clé d’une collaboration fructueuse. GedZilla facilite cette interaction en offrant des fonctionnalités de partage sécurisé des documents. Ainsi, la collaboration devient un jeu d’enfant.

La sécurité des données est une priorité absolue. GedZilla utilise un cryptage de bout en bout, garantissant la confidentialité des informations comptables. Cette approche renforce la confiance des clients dans la plateforme, établissant ainsi un environnement sûr pour le partage des documents sensibles.

Simplifiez votre gestion documentaire et comptable avec GedZilla, l’outil comptabilité incontournable

La gestion des documents comptables peut rapidement devenir un défi logistique. GedZilla simplifie ce processus en offrant une plateforme centralisée où tous les documents, des factures aux relevés bancaires, sont accessibles en un seul clic. Dites adieu aux recherches fastidieuses et bonjour à une gestion documentaire fluide.

Grâce à GedZilla, notre outil comptabilité, la collecte de documents devient un processus simplifié pour vos clients. Fini les demandes de rassemblement de justificatifs et les points comptables massifs en fin d’année. Tous les documents nécessaires sont désormais accessibles et téléchargeables à tout moment depuis notre plateforme conviviale.

Comprendre que chaque comptable a ses préférences en matière d’outils est essentiel. C’est pourquoi GedZilla va au-delà en offrant une fonctionnalité d’exportation vers une gamme étendue de logiciels comptables, parmi lesquels Ibiza, Loop, Coala, Quadratus, Isacompta, Myunisoft, Tiime, Ciel (Sage 50), Sage 100, Quickbooks, Ebp, Acl, Acd, Revor, et Cegid 11. Ainsi, GedZilla s’adapte à la diversité des choix d’outils comptables de chaque professionnel, garantissant une intégration fluide et une expérience personnalisée.

Optimisez votre gestion comptable avec GedZilla, votre outil comptabilité

GedZilla ne prétend pas rivaliser avec les logiciels comptables complexes. Au contraire, notre solution se positionne comme une extension efficace pour les cabinets comptables. Nous simplifions le flux de travail en permettant l’intégration fluide des documents dans les logiciels comptables. Notre objectif est d’offrir aux experts-comptables et à leurs clients tous les avantages de la GED, associés à la facilité d’intégration des documents dans le logiciel comptable de l’expert.

L’accent est mis sur la création d’une extension naturelle de l’expertise comptable, permettant aux experts-comptables d’optimiser l’intégration, le classement et la recherche des documents tout en offrant une solution pertinente et avantageuse pour leurs clients.

Imaginez un tableau de bord intuitif qui offre un aperçu instantané de l’état de chaque dossier comptable. GedZilla offre un suivi en temps réel, éliminant les retards dans la prise de décision. Ayez une vision claire des documents reçus, en attente, et des tâches à accomplir, en ajoutant des tags, simplifiant ainsi la gestion quotidienne du cabinet.

Signez électroniquement vos documents pour une collaboration agile et mobile

GedZilla va au-delà de la simple gestion documentaire, en intégrant la signature électronique. Simplifiez les processus de validation, de contrats et d’accords avec une signature électronique sécurisée. Réduisez le besoin de papier tout en accélérant les cycles de validation, offrant ainsi une expérience sans faille pour le cabinet et ses clients.

Pour une flexibilité totale, GedZilla offre une accessibilité depuis des appareils mobiles. Les experts-comptables et les clients peuvent accéder aux documents et interagir avec l’outil comptabilité où qu’ils soient, favorisant ainsi le travail à distance et la mobilité.

L’outil comptabilité proactif et convivial : anticipez les besoins futurs de vos clients

Notre outil comptabilité n’est pas seulement réactif, il est proactif. Grâce aux analyses prédictives, anticipez les besoins futurs de vos clients. Identifiez les tendances, proposez des conseils proactifs et consolidez votre rôle en tant que conseiller stratégique auprès de vos clients.

GedZilla se distingue par son interface conviviale, rendant l’adoption par les clients rapide et sans friction. Fournissez à vos clients une expérience utilisateur intuitive, où l’ajout progressif de documents dans la GED devient une habitude naturelle. Simplifiez le processus pour vos clients, renforçant ainsi la collaboration.

Intégration des données externes pour une vision holistique

Au-delà des documents comptables, GedZilla permet l’intégration de données externes pertinentes pour une vision plus holistique de l’entreprise. Intégrez des données bancaires, des informations sectorielles, ou d’autres sources pour enrichir la partie statistique et offrir des conseils plus éclairés.

Formation à distance pour une utilisation optimale

GedZilla propose des formations à distance, garantissant que votre équipe et vos clients tirent le meilleur parti de l’outil comptabilité. Ces formations couvrent les fonctionnalités avancées, les meilleures pratiques, et assurent une utilisation optimale de GedZilla pour de meilleurs résultats.

GedZilla n’est pas figé dans le présent, mais évolue avec les besoins futurs de la comptabilité. La plateforme est conçue pour être évolutive, s’adaptant à l’expansion du cabinet et à l’intégration de nouvelles technologies, assurant ainsi une pertinence continue. Notre équipe est à votre écoute pour toute suggestion et se tient à votre disposition pour les formations.

En somme, GedZilla n’est pas simplement un outil comptabilité, c’est une révolution continue dans la gestion comptable. Avec une personnalisation avancée, des statistiques personnalisées, une signature électronique intégrée et une interface conviviale, cet outil va au-delà des attentes. Explorez les nouveaux horizons de la comptabilité avec GedZilla et transformez votre cabinet en un exemple d’efficacité et d’innovation.