GedZilla vous propose de faciliter l’enregistrement de vos documents comptables.
2 solutions existent :
1. Le mode Simple : inclus dans la licence de base.
Si vous avez pour habitude soit d’envoyer vos pièces comptables à votre expert-comptable soit par mail ou via un espace de partage de fichiers, nous vous proposons une solution qui vous permettra de gagner du temps sur cette tâche et d’assurer un suivi des pièces envoyées.
Comment cela fonctionne :
o Soit vous donnez un accès de consultation à votre expert-comptable qui viendra télécharger lui-même les factures,
o Ou vous pouvez décider d’envoyer par mail à votre comptable le dossier « factures fournisseurs et/ou clients » à la fréquence souhaitée. Attention par contre à la taille des fichiers.
o La solution la plus simple et rapide : à chaque intégration d’un fichier dans GedZilla, il suffira de l’identifier en tant que document comptable ou non et une fois classé il sera directement envoyé à l’adresse mail paramétrée (celle de votre expert ou bien souvent une adresse qui vous est dédiée pour l’envoi des pièces chez votre expert qui est liée à l’outil de comptabilité utilisé). Votre document sera alors automatiquement tagué « Comptabilité ». Cela vous permettra d’assurer un suivi des pièces transmises à votre comptable.
Et si votre expert à perdu une facture, vous pouvez toujours lui laisser un accès de consultation sur GedZilla sur les factures.
2. Le mode Expert : coût de 25 Euros HT par mois par compte
La passerelle comptable pour vous faire gagner du temps sur la pré-saisie de vos opérations comptables.
Cette solution est à utiliser dans le cadre où vous souhaitez une passerelle avec votre comptabilité pour gagner du temps sur l’enregistrement de vos factures. Vos factures seront automatiquement pré-saisies comptablement (avec les bonnes écritures et les bons postes comptables).
La mise en place : Nous paramétrons votre espace comptabilité en intégrant votre fichier FEC (Fichier des écritures comptables extrait du logiciel de comptabilité à préciser) et renseignons le logiciel de comptabilité de destination (le vôtre ou celui de votre expert). Le fonctionnement au quotidien :
– Vous pourrez envoyer le dossier « Factures fournisseurs et/ou client » ou tout fichier qui nécessite un enregistrement comptable pour comptabilité à la fréquence souhaitée,
– GedZilla va créer un export dans l’espace compta avec tous les fichiers sélectionnés,
– Les documents envoyés seront alors tagués « Comptabilisé » pour le suivi et éviter les doublons,
– Sous 48h, GedZilla fournira un export à télécharger dans votre espace comptabilité (fichier avec les écritures comptables),
– Il vous suffira de l’intégrer dans votre logiciel comptable ou l’envoyer à votre expert.
Plusieurs manières d’utiliser le fichier de pré-saisie comptable généré :
o Soit vous gérez vous-même votre comptabilité sur votre logiciel, récupérez le fichier dans GedZilla sur votre espace comptabilité et intégrez-le directement dans votre logiciel,
o Soit vous récupérez votre fichier dans votre espace comptabilité et vous l’envoyez par mail à votre comptable,
o Soit vous donnez un accès de consultation à votre comptable pour qu’il puisse lui-même récupérer le fichier.
Quel que soit votre fonctionnement, GedZilla saura s’adapter !