Notre solution vous permet de créer des workflows personnalisés pour vos documents, ce qui signifie que vous pouvez définir des étapes spécifiques, telles que la validation, la signature, etc, pour chaque document. Vous pouvez également attribuer des tâches à des utilisateurs ou à des équipes, en veillant à ce que le processus de gestion du document soit fluide. Une fois que les étapes sont définies, GedZilla prend en charge le suivi et l’automatisation de chaque document, garantissant que rien n’est oublié.
Gérer le cycle de vie d’un document est crucial pour maintenir l’efficacité et la conformité au sein d’une organisation. Avec GedZilla, vous bénéficiez d’une solution complète qui accompagne chaque étape du cycle de vie du document :
1. Création et Importation : commencez par importer ou scanner vos documents dans GedZilla. L’outil reconnaît et extrait automatiquement les données essentielles, éliminant les erreurs de transcription manuelle.
2. Accès et Modification : une fois dans le système, les documents peuvent être accessibles en tout lieu et à tout moment, facilitant les modifications, les mises à jour et la collaboration entre les utilisateurs autorisés.
3. Sécurité : la sécurité est assurée par un hébergement sur trois datacenters distincts en France, garantissant la protection des données grâce à une infrastructure conforme aux normes ISO/IEC.
4. Archivage : GedZilla permet un archivage structuré avec des fonctionnalités de recherche avancée, vous permettant de retrouver instantanément n’importe quel document grâce à des filtres par mots-clés, dates, ou d’autres métadonnées.
5. Suppression contrôlée : en fin de cycle, les documents peuvent être archivés ou encore supprimés de manière sécurisée, conformément aux politiques de rétention de l’entreprise.
Ainsi, GedZilla offre une gestion de documents dynamique et sécurisée, essentielle pour tout environnement professionnel cherchant à optimiser ses processus documentaires.
Si vous souhaitez, lors de la mise en place d’une GED, intégrer vos archives papier, Numerize peut vous accompagner !
Nous accompagnons les entreprises, collectivités et CSE depuis 2008 dans l’intégralité de l’organisation du cycle de vie de leurs documents. De la numérisation à la Gestion Électronique des Documents en passant par l’archivage et la destruction, c’est un service complet. Grâce à une équipe experte et dynamique, vos projets sont menés de A à Z !
Numerize : la clé pour une gestion documentaire optimisée !
Avec une expertise approfondie en numérisation, Numerize offre une gamme complète de services pour révolutionner votre gestion documentaire :
– GedZilla : un assistant documentaire en ligne qui simplifie la gestion, encourage la collaboration et automatise les processus. Cette plateforme transforme la manière de stocker et accéder aux documents,
– Numérisation sur-mesure : adaptée à tous types de documents, notre service transforme vos archives physiques en ressources numériques, facilitant leur intégration et utilisation futures.
– Archivage et gestion : nos solutions garantissent la sécurité et la facilité d’accès à vos archives, assurant une conservation optimale.
– Destruction sécurisée : nous proposons une élimination conforme aux normes, protégeant vos informations sensibles.
Chez Numerize, notre mission est d’accompagner la transition numérique à chaque étape, en valorisant et optimisant la gestion documentaire