Pour garantir une sécurité optimale tout en répondant précisément aux besoins de chaque utilisateur, GedZilla propose trois profils d’accès : Administrateur, Utilisateur et Consultation.
Chaque profil est conçu pour offrir les fonctionnalités nécessaires tout en limitant l’accès aux documents sensibles ou non pertinents pour le rôle de l’utilisateur.
– Administrateur : Les administrateurs ont un accès complet, leur permettant de gérer tous les documents entrants, de créer des workflows et d’assigner des tâches. Ce profil convient à ceux qui supervisent les opérations documentaires au sein de l’organisation.
– Utilisateur : Les utilisateurs accèdent à leur propre bannette pour traiter les documents qui les concernent directement, ainsi qu’aux dossiers partagés et aux tâches qui leur sont attribuées. Ce profil est adapté aux employés nécessitant un accès limité mais fonctionnel pour accomplir leurs tâches quotidiennes.
– Consultation : Ce profil est limité à la consultation de documents spécifiquement partagés, sans possibilité d’interaction avec d’autres fonctionnalités de la plateforme.
Voici quelques exemples pratiques d’utilisation :
– Experts-comptables : Accès exclusif aux pièces comptables nécessaires, facilitant la recherche et l’analyse sans risque d’accéder à des informations non pertinentes.
– Salariés : Partage sélectif de dossiers RH, tels que les contrats et les fiches de paie, assurant la confidentialité et la personnalisation de l’accès.
– Nouveaux arrivants : Accès à des documents d’intégration ou de formation pour faciliter leur onboarding sans leur donner accès à l’ensemble du système documentaire.
– Mairies : Accès aux actes anciens pour des recherches généalogiques, permettant de consulter des documents historiques sans interférer avec d’autres archives ou encore ouvrir un accès aux notaires via un accès ciblé aux documents d’urbanisme nécessaires pour la réalisation de leurs missions spécifiques.
Avec GedZilla, vous pouvez configurer précisément les droits d’accès en fonction des besoins et des rôles de chacun, assurant ainsi une gestion sécurisée et efficace des documents au sein de votre organisation.