Gérer les accès sur GedZilla est un processus simple mais stratégique qui assure à la fois la sécurité et la flexibilité nécessaire pour votre organisation.
Voici comment vous pouvez configurer et gérer les accès de manière efficace :
Vérification des licences : Avant d’ajouter un nouveau collaborateur, assurez-vous de disposer de suffisamment de licences souscrites. Nos abonnements sont modulables, ce qui vous permet d’ajouter facilement des licences supplémentaires en ligne si votre quota actuel ne suffit pas.
Ajout de collaborateurs : Pour ajouter un collaborateur, accédez aux paramètres de votre compte sous le menu « Collaborateurs » et envoyez une invitation par email. Le collaborateur invité pourra personnaliser son compte en renseignant son nom et son prénom suite à l’invitation.
Attribution des droits d’accès : Une fois le collaborateur inscrit, vous pouvez définir son niveau d’accès en fonction de ses responsabilités.
Les options incluent :
– Administrateur : Accès complet à toutes les fonctionnalités et documents.
– Utilisateur : Accès limité aux dossiers spécifiques et aux tâches assignées.
– Consultation : Permet uniquement la consultation des documents partagés.
Avantage des licences de consultation : Pour chaque licence d’administrateur ou d’utilisateur achetée, vous bénéficiez de 5 licences de consultation gratuites. Cela vous permet d’étendre l’accès à d’autres membres de votre équipe ou à des parties externes sans coût supplémentaire, optimisant ainsi votre investissement.
Gestion des dossiers partagés : L’administrateur doit également spécifier quels dossiers seront accessibles à chaque nouveau collaborateur, garantissant ainsi que l’accès est accordé de manière appropriée et sécurisée.
Cette structure vous permet de maintenir un contrôle rigoureux tout en maximisant la collaboration et la flexibilité grâce à notre système de licences modulable.
Avec GedZilla, adaptez facilement votre gestion documentaire aux évolutions de votre entreprise.