Avec GedZilla, nous élevons la gestion électronique des documents à un niveau supérieur en intégrant des technologies de pointe telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) couplée à l’intelligence artificielle (IA).
Voici comment vous pouvez automatiser efficacement le classement de vos documents, tout en bénéficiant d’une flexibilité de gestion manuelle si nécessaire :
Analyse et indexation :
Lorsque vous ajoutez un document à la « bannette principale », GedZilla utilise l’OCR et l’IA pour analyser le texte et extraire les champs et informations clés. Cette analyse permet de détecter de quel type de document il s’agit mais aussi déterminer les métadonnées pertinentes qui serviront à l’indexation du document et ainsi permettre des recherches plus performantes.
Suggestion de classement structuré :
En fonction des informations extraites, GedZilla propose automatiquement un plan de classement avec une arborescence prédéfinie. Cette fonctionnalité permet de placer chaque document dans une structure logique et organisée, allant de la catégorie générale jusqu’aux sous-dossiers détaillés par date ou par type de document. Ce qui manque souvent à certaines autres GED.
Classement automatique ou manuel :
– Automatique : Si le plan de classement suggéré convient à vos besoins, vous pouvez simplement accepter la suggestion et le document sera classé automatiquement dans l’arborescence spécifiée.
– Manuel : Si la suggestion ne correspond pas entièrement à vos attentes ou si des ajustements spécifiques sont nécessaires, vous avez toujours la possibilité de procéder à un classement manuel. Cela vous permet d’affiner le placement du document selon vos critères personnalisés.
Cette approche double, associant automatisation avancée et flexibilité manuelle, fait de GedZilla un outil particulièrement puissant pour les entreprises qui cherchent non seulement à gagner du temps mais aussi à maintenir un contrôle précis sur la structuration de leur documentation.