Importer des documents sur GedZilla est simple et flexible, avec plusieurs options disponibles pour répondre à vos besoins spécifiques :
1. Utilisation de la bannette principale (OCR couplée à l’IA pour une analyse plus efficace) :
Adresse mail dédiée : Lors de la création de votre compte, une adresse mail spécifique (par exemple : test@box.gedzilla.com) vous sera attribuée.
Vous pouvez utiliser cette adresse pour :
– Envoyer ou transférer directement vos documents depuis votre boîte mail personnelle ou professionnelle.
– Donner cette adresse à vos collaborateurs pour qu’ils y envoient des documents tels que des tickets ou des factures.
– Fournir cette adresse à vos fournisseurs afin qu’ils incluent cette adresse en copie lors de l’envoi de documents.
– Chargement direct depuis votre application Web : Accédez à votre espace GedZilla, naviguez jusqu’au Menu et sélectionnez « Documents Entrants », puis « Bannette Principale ».
Vous pouvez :
– Glisser et déposer des fichiers ou des dossiers.
– Cliquer sur « Ajouter un fichier ou un dossier » pour sélectionner des fichiers depuis votre ordinateur.
2. Chargement de documents pour simple stockage :
– Si vos documents ne nécessitent pas d’analyse et sont destinés uniquement au stockage ou à l’archivage, vous pouvez les charger directement depuis votre espace sur GedZilla :
– Naviguez jusqu’à vos dossiers, et cliquez sur « Ajouter des documents » pour télécharger des fichiers depuis votre ordinateur.
– Si le dossier nécessaire n’existe pas encore, vous pouvez créer de nouveaux dossiers en toute autonomie via le bouton « Créer un dossier ».
Et rassurez-vous la recherche full text fonctionne aussi sur les documents intégrés directement dans les dossiers sans passer par la bannette.
3. Prochainement : Votre application mobile GedZilla :
– Très prochainement, nous lancerons l’application mobile GedZilla, qui vous permettra de charger directement vos documents depuis votre smartphone, offrant encore plus de commodité et de flexibilité pour gérer vos documents en déplacement.
– Et le +, vous pourrez consulter vos documents de n’importe où (sur tablette ou smartphone).
Ces différentes méthodes garantissent que vous pouvez gérer et importer vos documents de manière efficace, en choisissant l’option la plus adaptée à vos besoins de travail, que ce soit pour l’automatisation, le simple stockage, ou l’utilisation mobile.